Feljegyzés Készítő – Általános Ismertető
Mi a plugin célja?
A Feljegyzés Készítő Plugin a Kiskunhalasi Fazekas Mihály Általános Iskola pedagógiai és adminisztratív folyamatainak egyszerűsítésére készült eszköz. Fő célja, hogy a pedagógusok számára gyors, egységes és auditálható módot biztosítson a tanulókkal kapcsolatos események, beavatkozások és megfigyelések rögzítésére.
A plugin megszünteti a manuális Word dokumentumok készítését és a fájlok e-mailben történő küldözgetését, automatizálva a teljes dokumentációs láncot.
Fő Előnyök
– Azonnali Dokumentáció: A feljegyzés a beküldés pillanatában, automatikusan, Word (DOCX) formátumban elkészül.
– Központi Tárhely: Minden dokumentum a vezetőség által kijelölt, biztonságos Google Drive mappába kerül.
– Strukturált Adatkezelés: A rendszer automatikusan mappát hoz létre minden egyes tanulónak, biztosítva az évekig visszamenőleges, átlátható dokumentumgyűjteményt.
– Azonnali Értesítés: A vezetőség azonnal értesítést kap e-mailben minden egyes rögzített feljegyzésről, benne a dokumentum közvetlen Drive linkjével.
Hogyan működik a rendszer?
A plugin használata rendkívül egyszerű, és az űrlap minden szükséges adatot automatikusan előkészít.
A plugin működése három fő szakaszra bontható:
1. Azonosítás
Készítő: Lenyíló listából kiválasztja a saját nevét.
Osztály: Kiválasztja az érintett tanuló osztályát.
Tanuló: A rendszer automatikusan leszűri a listát, így csak a kiválasztott osztály tanulói jelennek meg.
2. Tartalom Rögzítése
A feljegyzés rögzítésének dátuma és időpontja automatikusan kitöltődik.
A Feljegyzés tartalma mező egy előre kitöltött sablont tartalmaz, amely segíti a pedagógust a szükséges információk (dátum, helyszín, esemény leírása, intézkedés) strukturált rögzítésében.
3. Feldolgozás és Mentés
A „Feljegyzés beküldése” gombra kattintva a rendszer azonnal megkezdi a feldolgozást.
A plugin a háttérben:
Ellenőrzi, hogy létezik-e már mappa a tanuló nevével a Drive-on. Ha nem létezik, létrehozza azt.
A kitöltött adatokból legenerálja a DOCX fájlt, majd feltölti tanuló nevével ellátott központi mappába.
A sikeres feltöltést egy kiemelt, zöld üzenet jelzi az űrlapon és email-ben értesíti a vezetőséget a dokumentum létrehozásáról.
Ezzel a feljegyzés rögzítése befejeződött, és a dokumentum archiválva lett.